ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

 1.     Analisis Sistem

            Menurut Jogiyanto Hartono (2005:129) Analisis sistem (system analysis) dapat didefenisikan sebagai :

            Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan - hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan - perbaikannya.

                Pada tahapan ini analisis akan mencari masukan kebutuhan sistem dari pengguna untuk memperoleh informasi detail kebutuhan masing-masing pengguna. Hasil yang didapat akan dipakai sebagai bahan menyusun desain web yang baik.

Langkah-langkah dalam analisis sistem adalah:

a)      Mengidentifikasi masalah

-  Mengidentifikasi titik masalah

-  Mengidentifikasi titik keputusan

b)      Memahami kerja sistem yang ada

-  Menentukan jenis penelitian

-  Merencanakan jadwal penelitian

-  Membuat agenda wawancara

-  Mengumpulkan hasil penelitian

2.   Perancangan Sistem                             

            Menurut Tata Sutabri (2001:30) ”Perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis pengembangan sistem yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk dan mendefinisikan kebutuhan fungsionalnya”.

            Untuk memudahkan dan mengikuti langkah-langkah dalam pembuatan sistem, maka perancangan sistem harus membutuhkan deskripsi tentang sistem yang dibuat. Deskripsi ini kemudian akan menjadi bahan diskusi antara perancang sistem dengan pengguna sistem.

            Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk merancang kebutuhan sistem yang diinginkan oleh pemakai serta membuat gambaran yang jelas.

Langkah-langkah perancangan sistem adalah:

1. Mengadakan survei untuk mengetahui kebutuhan pemakai
2. Membuat deskripsi kebutuhan pemakai
3. Merancang desain yaitu mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai
4. Melakukan implementasi dengan mempresentasikan desain kedalam program pembuatan web yang akan dikerjakan.
5. Mengadakan uji coba yaitu menguji seluruh spesifikasi terstruktur.
6. Melakukan instalasi yaitu pemasangan perangkat sistem web yang akan dikerjakan.

3.  Basis Data (Database)

3.1 Pengertian Basis Data (database)

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyedikan informasi bagi para pemakai.

Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan  database system. Menurut Jogiyanto Hartono (2005:217) system basis data sebagai berikut:

Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

3.2 Komponen-komponen Basis Data

Ada beberapa komponen basis data yang perlu dipahami, antara lain adalah:

1. Entity (Entitas)

            Entity yaitu suatu objek (bagian) eksternal dari suatu system yang datanya dapat direkam serta dapat berinteraksi dengan system tersebut.

2. Atribut (field)

Atribut yaitu item-item yang terdapat pada sebuah entitas yang dapat bertindak sebagai pengenal untuk mewakili entitas tersebut.

3. Data Value (nilai data)

            Data Value data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap atribut atau data elemen.

4. Record/Tupple

Record yaitu kumpulan elemen - elemen yang saling berkaitan dalam   menginformasikan tentang suatu intetitas secara lengkap.

5. File/table

            File yaitu kumpulan rekordnya yang sejenis dimana panjang elemennya sama, atribut sama, tetapi berbeda - beda dalam data valuenya. File dalam implementasinya berupa tabel.

3.3   Manfaat Basis Data

               Manfaat basis data agar dapat menemukan kembali data yang dicari dengan mudah dan cepat. Penyususnan suatu database sangat berguna untuk mengatasi masalah-masalah penyusunan data yaitu:

1. Redundansi.

Redundasi terjadi karena penyimpanan di beberapa tempat untuk data yang sama. Redundansi juga dapat mengakibatkan inkosistensi (tidak kosistensi) dalam data.

2. Kesulitan dalam Pengaksesan Data.

Kesulitan dalam pengaksesan data dalam basis data diatasi karena data mampu mengolah data secara langsung dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami (user friendly).

3. Isolasi Data untuk Standarisasi.

Dalam basis data, data yang terjadi dari bebrapa file dibuat dalam satu format sehingga mudah dibuat program aplikasinya.

4. Banyak Pemakai (User Multiple).

Basis data dibangun dalam sistem dapat digunakan oleh banyak orang dalam waktu yang berbeda, diakses oleh program yang sama tapi berbeda orang dan waktu, ini memungkinkan terjadi karena data yang diolah tidak tergantung dan menyatu dalam program tapi terlepas dalam satu kelompok data.

5. Keamanan Data (Security).

Basis data dapat diatur lewat program yang dibuat atau fasilitas keamanan dan sistem opererasinya.

6. Kasatuan Data (Integritas).

Basis data file-file yang saling berkaitan untuk menghubungkan antar file-file tersebut maka secara teknis ada Field kunci untuk mengartikannya.

7. Kebebasan Data (Data Independence).

Perintah-perintah dalam Database Management System (DBMS) haruslah bebas terhadap objektif basis data dalam basis data, artinya bahwa apapun perubahan dalam basis data semua perintah akan mengalami kestabilan tanpa perlu ada yang berubah.

3.4 Operasi-operasi dasar Basis Data

               Operasi-operasi dasar yang terdapat dalam basis data adalah:

1. Pembuatan basis data baru (oreate database)
2. Penghapusan basis data (drop database)
3. Pembuatan file/table-tabel baru dalam suatu basis data (create-tabel)
4. Penghapusan file/table dari basis data (drop data)
5. Penambahan atau pengisisan data baru ke sebuah table/file (insert)
6. Penghapusan data dari suatu table/file (delete)

7.      Pengambilan data dari sebuah file (retrieve)

8. Pengubahan data dari sebuah file (up date)

3.5   Proses Perancangan Basis Data

               Proses perancangan basis data dapat dibagi dalam tiga tahap yaitu:

1. Perancangan basis data secara konseptual

Merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep.

2. Perancangan Basis Data secara logic

Merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual. Model basis data yang akan dipakai (model gravis, model jaringan, model relasional)

3. Perancangan basis data secara fisik

Merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logic menjadi basis data fisik yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

1.  Teori  Sistem Informasi

1.1   Pengertian Sistem

  Berdasarkan buku penerbit Andi Yogyakarta, karangan ”Abdul kadir” (2003:55) bahwa Sistem dapat didefenisikan sebagai ”Sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut  Jerry FitzGerald & Warren D. Stalling, Jr. (2001:1) “Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi dan lebih menekankan pada komponennya untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut Jogianto Hartono (2005:34) mengatakan bahwa :

 Sistem dapat didefenisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari prosedur – prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output yang merupakan sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Sistem terdapat di dalam batas lingkungan berada diluar batas.

Gambar  : Model Sistem

Sumber : ”Sistem  Teknologi Informasi”, Penerbit Andi Yogyakarta.

Karakteristik sistem dibagi menjadi :

1.      Komponen Sistem

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan, dapat berupa sub sistem atau bagian–bagian sistem.

2.      Batas Sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan sistem luar sebagai kesatuan yang menunjukkan ruang lingkup sistem tersebut.

3.      Lingkungan Luar Sistem

Apapun di luar batas sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem, bersifat menguntungkan dan merugikan.

4.      Penghubung Sistem

(Interface) media penghubung antara sub sistem dengan sistem yang lain, memungkinkan suatu sub sistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lain untuk membentuk satu kesatuan.

 5.      Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem dapat berupa, masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (sinyal input).

6.      Keluaran Sistem

Hasil yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan pengolahan sistem, suatu sistem mempunyai bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

7.      Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) kalau tidak sistem tidak akan ada gunanya.

1.2   Pengertian Informasi

            Menurut Tata Sutabri, S. Kom., MM (2001:5) menyatakan bahwa “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

Menurut Abdul Kadir (2003:31) bahwa ”Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut”.

Sedangkan sumber informasi adalah data. Merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kegiatan-kegiatan dan kesatuan nyata. Kegiatan - kegiatan (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

1.  Kualitas Informasi

a.   Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa menyesatkan yang berarti juga informasi harus mencerminkan maksudnya dengan jelas.

2. Tepat waktu

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi yang telah usang tidak akan mempunyai arti lagi.

3. Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi tiap-tiap orang berbeda-beda.

2.  Nilai Informasi

Informasi tidak dapat diukur dengan uang, karena informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan informasi tidak hanya dibutuhkan oleh satu orang saja dalam suatu instansi.

3.  Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Dan penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus informasi (information cycles). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). Menurut Analisis dan Desain Sistem Informasi, ANDI, Yogyakarta Jogiyanto Hartono.

Informasi yang baik mempunyai ciri – ciri sebagai berikut :

1. Benar atau salah

Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.

2. Baru

Informasi benar – benar baru bagi penerima.

3. Tambahan

Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.

4. Korektif

Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

5. Penegas

Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

1.3      Pengertian Sistem Informasi

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi.

Jogiyanto Hartono (2005:15) ”Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya”.

Adapun elemen-elemen sistem, yaitu :

a.   Tujuan

Tujuan merupakan sasaran atau tujuan akhir dari pengolahan sistem.

b.   Batasan

Batasan merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya sehingga memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dalam sebuah ruang lingkup.

c.    Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan suatu media yang menghubungkan antara subsistem yang satu dengan subsistem yang lainnya yang memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lain.

d.    Kontrol

Kontrol merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem.

e.    Input

Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan.

f.   Proses

Proses merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi keluaran berupa informasi yang sesuai dengan keinginan penerima.

g.   Output

Output merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem.

h.   Umpan Balik

Umpan balik merupakan suatu reaksi yang dilakukan apabila mendapat suatu masukan.

Keterkaitan elemen – elemen yang terdapat pada sistem dapat dilihat pada gambar berikut :

 

Gambar : Keterkaitan Elemen – elemen sistem

Sumber : ”Pengenalan Sistem Informasi”, Penerbit Andi Yogyakarta. 
          

Menurut Abdul Kadir (2003:10) dalam bukunya ”Pengenalan Sistem Informasi”, sebagai berikut :

 Sistem Informasi adalah sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem informasi berbasis web adalah sebuah rangkaian data yang dikumpulkan dan diolah menjadi informasi yang terdapat di internet yang dapat dipakai oleh seluruh pengguna internet.       

1.4      Siklus Hidup Sistem Informasi

Menurut E. Kendall & Julie E. Kendall, (2003:11)  mengatakan bahwa :

Siklus Hidup Sistem Informasi adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pamakai secara spesifik dan beberapa aktifitas muncul secara simultan, dan aktifitas tersebut dilakukan secara berulang  dalam tahap – tahap dengan aktivitas yang saling tumpang tindih satu sama lainnya dan menuju tujuan terakhir dan tidak dalam langkah – langkah terpisah.

                Siklus hidup sistem informasi terdiri dari tujuh tahap yaitu :

1.   Mengidentifikasi Masalah, peluang dan Tujuan

       Di tahap pertama dari siklus hidup sistem informasi ini, penganalisis mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan yang akan dicapai, penganalisis menentukan dengan tepat berbagai masalah, peluang adalah situasi dimana penganalisis yakin bahwa peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi, mengidentifikasi tujuan menjadi komponen terpenting pada tahap ini.

2.   Menentukan Syarat – syarat informasi

Dalam tahap berikutnya penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat – syarat informasi diantaranya perangkat – perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat – syarat informasi di dalam bisnis diantaranya menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan, penganalisis berusaha keras untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan.

3.   Menganalisis Kebutuhan Sistem

Dalam tahap berikutnya yaitu menganalisis kebutuhan sistem, perangkat dan teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan, perangkat yang dimaksud adalah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output.

4.   Merancang Sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap desain dari siklus hidup sistem informasi, penganalisis menggunakan infromasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik.

5.   Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak

Dalam tahap kelima dari siklus hidup sistem informasi, penganalisis bekerjasama dengan pemogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan, penganalisis juga bekerjasama dengan pamakai untuk mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif.

6.   Menguji dan Mempertahankan Sistem

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian, mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai ditahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan, sebagian kerja rutin pemogram adalah melakukan pemeliharaan.

 7.   Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem

Ditahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi, tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem, evaluasi yang ditunjukkan sebagai bagian dari siklus hidup sistem informasi biasanya dimaksudkan untuk pembahasan.

               Dari penjelasan tahap - tahap perancangan sistem informasi di atas, dapat dilihat gambar siklus hidup sistem informasi sebagai berikut :

 Gambar : Bagan Siklus Hidup Sistem Informasi

Sumber : “ Analisis Perancangan Sistem”, Edisi Kelima, jilid 1, Kendall & Kendall

1.5 Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi adalah:

1.      Basis Data

Basis data adalah kumpulan file (kelompok data) yang saling berkaitan sehingga suatu bangunan data dapat menginformasikan tentang suatu institusi/perusahaan dengan batasan-batasan tertentu.

2.      Software (Peranti Lunak)

Software (peranti lunak) adalah perangkat lunak komputer, misalnya bahasa pemrograman pascal, bahasa pemrograman basic dan lain - lain.

3.      Hardware (Peranti Keras)

Hardware (peranti keras) adalah perangkat keras komputer, misalnya keyboard, mouse, monitor, printer dan lain - lain.

4.      User

User adalah orang/pengguna jasa komputer.

5.      Informasi

      Informasi adalah hasil dari pengolahan data atau bermanfaat untuk   melakukan kegiatan manajemen.